Microsoft 365 ohne Microsoft: Europäische Alternativen und echte Migrationen 2026

Am 4. Dezember 2025 hat Microsoft im offiziellen Beitrag "Advancing Microsoft 365" eine deutliche Preiserhöhung für den 1. Juli 2026 angekündigt: Microsoft 365 E3 steigt von 36 auf 39 Dollar pro Nutzer und Monat, E5 von 57 auf 60 Dollar, Business Standard von 12,50 auf 14 Dollar. Bei einem Parc von 3.000 Nutzern entspricht das rund 100.000 Dollar zusätzlicher Jahresrechnung bei gleicher Lizenz. Im selben Zeitraum schloss in Den Haag der Internationale Strafgerichtshof den Wechsel zu openDesk ab, der deutschen Open-Source-Suite, für seine 1.800 Arbeitsplätze. Die Entscheidung folgte auf die vorübergehende Sperrung des Microsoft-Kontos von Chefankläger Karim Khan im Mai 2025, nach US-Sanktionen vom Februar 2025, derselbe Rechtsmechanismus, den wir in unserer CLOUD-Act-Analyse untersucht haben.

Diese beiden Ereignisse, ohne offensichtliche Verbindung, erzählen dieselbe Geschichte. Microsoft 365 ist zu teuer, zu kritisch und zu politisch exponiert geworden, um die Standardwahl zu bleiben. Die richtige Frage in 2026 lautet nicht mehr "Sollten wir Microsoft 365 verlassen?", sondern "Wie bauen wir einen gleichwertigen Stack in Europa wieder auf, Funktion für Funktion?"

Warum M365 keine Suite ist, sondern eine Produktfamilie aus 15 Bausteinen

Microsoft 365 verkauft Integration. Unter der Haube sind es 15 verschiedene Bausteine: Word, Excel, PowerPoint für die Bürosoftware, Outlook und Exchange für E-Mail und Kalender, Teams für Messaging und Video, OneDrive und SharePoint für Speicher und Dokumentenmanagement, Entra ID (ehemals Azure AD) für die Identität, Power BI für Analytics, Power Automate für Workflows, Forms für Formulare, und ein halbes Dutzend weiterer, peripherer Tools. Jeder dieser Bausteine hat 2026 ein ausgereiftes europäisches Äquivalent. Die Verriegelung ist nicht technisch, sie ist organisatorisch: Diese 15 Bausteine neu zusammenzusetzen erfordert ein Engineering-Team, eine Migrationsstrategie und eine Governance, die Wahlzyklen überlebt. Drei konkrete Fälle beweisen, dass es geht.

Fall 1: Schleswig-Holstein, 30.000 Arbeitsplätze nahezu migriert

Im April 2024 kündigten Ministerpräsident Daniel Günther und Digitalisierungsminister Dirk Schrödter die Migration der 30.000 Verwaltungs-Arbeitsplätze des Landes auf LibreOffice, Linux, Nextcloud, Open-Xchange und Thunderbird an. Am 4. Dezember 2025, in einer offiziellen Mitteilung der Staatskanzlei, lieferte Schrödter einen präzisen Zwischenstand: "Auf nahezu 80 Prozent aller Arbeitsplätze, außerhalb der Steuerverwaltung, wird über sämtliche Ressorts hinweg mit der Open Source Büro-Software LibreOffice gearbeitet. Hier wurden Microsoft Office und Outlook bereits deinstalliert oder es erfolgt aktuell die Deinstallation." 44.000 E-Mail-Postfächer wurden auf Open-Xchange umgestellt. ODF ist seit 1. August 2024 offizielles Format.

Die ökonomische Bilanz ist öffentlich und beziffert: mehr als 15 Millionen Euro an bereits eingesparten Lizenzen gegen eine einmalige Investition von 9 Millionen Euro, die für 2026 für Migration, Schulung und Weiterentwicklung der Open-Source-Lösungen geplant ist. Amortisation: unter einem Jahr. Drei Erfolgsfaktoren. Die Strategie wird vom Ministerpräsidenten selbst getragen, was sie vor kommunalen Koalitionswechseln schützt. Der Anwendersupport ist mehrstufig (Dataport auf Level 1-2, riess applications und allotropia auf Level 3). Und die Steuerverwaltung wurde bewusst aus dem Perimeter ausgeklammert, weil ihre Excel-Abhängigkeiten kurzfristig als nicht substituierbar gelten.

Fall 2: Französische Gendarmerie, 18 Jahre stille Migration

GendBuntu bleibt 2026 die älteste und größte öffentliche europäische Migration jenseits von Microsoft. Die seit 2008 nach dem angekündigten Ende von Windows XP eingesetzte Ubuntu-Distribution ausrüstete im Juni 2024 103.164 Arbeitsplätze, also 97 Prozent des Bestands der Truppe. Vollständiger Stack: Ubuntu, LibreOffice, Thunderbird, Firefox, GIMP. Die geschätzten Einsparungen lagen von Anfang an bei rund 2 Millionen Euro pro Jahr an vermiedenen Lizenzen allein für die Bürosoftware, und das Europäische Open-Source-Observatorium berichtete bereits 2013 von einer Senkung der Gesamtbetriebskosten um 40 Prozent.

Der Erfolgsfaktor ist nicht technisch. Oberst Nicolas Géraud formulierte es 2013 prägnant: "Die Migration von 70.000 Linux-Arbeitsplätzen ist für uns ein Nicht-Ereignis." Der Arbeitsplatz wird als Commodity behandelt; Budget und menschlicher Aufwand konzentrieren sich auf die Fachanwendungen. Die natürliche Hardware-Erneuerung dient als Migrationsvektor. Alle neuen Gendarmen durchlaufen Berufsschulen, in denen Linux Standard ist. Wenn eine Migration über 18 Jahre läuft, macht sie keine Schlagzeilen. Sie wird aufgebaut.

Fall 3: DINUM und LaSuite numérique, die schnellste Trajektorie Europas

Geleitet von der französischen interministeriellen Digitalagentur unter Stéphanie Schaer, fasst LaSuite numérique im Mai 2026 zusammen: Tchap (verschlüsselte Messaging auf Matrix-Protokoll), Visio (Videokonferenz auf Basis von Jitsi, gehostet bei Outscale unter SecNumCloud), Docs (kollaboratives Editieren), Grist (Tabellen und No-Code), Fichiers, France Transfert, Messagerie, Audioconf, und einen KI-Assistenten an Mistral angebunden. Mehr als 500.000 aktive öffentliche Bedienstete pro Monat, 600.000 registrierte Nutzer auf Tchap, 60.000 wöchentliche Meetings auf Visio, Einführung in 15 Ministerien.

Zwei politische Entscheidungen Anfang 2026 haben die Kurve beschleunigt. Am 27. Januar 2026 kündigte Minister David Amiel die verpflichtende Ausweitung von Visio auf alle Dienste des Staates bis 2027 an, mit geschätzten Einsparungen von 1 Million Euro pro Jahr für jeweils 100.000 von Teams oder Zoom umgestellte Nutzer. Am 8. April 2026 verlangte eine interministerielle Richtlinie von DINUM, DGE, ANSSI und DAE von jedem Ministerium und öffentlichen Träger einen Fahrplan zur Reduzierung der Abhängigkeiten von außereuropäischen Anbietern bis Herbst 2026 vorzulegen. Erste Anwender im Q1 2026: CNRS (34.000 Bedienstete und 120.000 Forscher von Zoom umgestellt), die französische Krankenkasse Assurance Maladie, das Verteidigungsministerium.

Die Öffnung von LaSuite für europäische Organisationen außerhalb der französischen Verwaltung steht auf der Roadmap 2026. Der Code ist bereits Open Source.

Der Spiegelfall: München (LiMux), Pflichtlektüre vor dem Vertrag

LiMux startete 2003, wurde zwischen 2006 und 2013 auf rund 15.000 städtischen Arbeitsplätzen eingesetzt und sparte laut den städtischen Berichten von November 2012 mehr als 11 Millionen Euro an Lizenzen. Im November 2017 stimmte der Münchner Stadtrat unter dem Druck des SPD-Oberbürgermeisters Dieter Reiter (gewählt 2014, öffentlich als "Microsoft-Fan" bezeichnet, maßgeblich an der Ansiedlung der deutschen Microsoft-Zentrale in München 2016 beteiligt) für die Rückkehr zu Windows 10 auf etwa 29.000 Arbeitsplätzen. Angekündigte Kosten der Rückkehr: rund 17 Millionen Euro.

Der Accenture-Bericht, der die Entscheidung rechtfertigte und von einer Stadtverwaltung in Auftrag gegeben wurde, die im selben Gebäude wie Accenture und Microsoft München untergebracht ist, identifizierte Probleme einer fragmentierten IT-Governance, fehlender klarer Strukturen und unzureichender Kommunikation zwischen den Dienststellen. Keine technischen Mängel von Linux oder LibreOffice. Die Free Software Foundation Europe hat dies nie aufgehört zu betonen. Schleswig-Holstein hat die Lehre gezogen: die Strategie auf Ministerpräsidenten-Ebene verankern, nicht auf der des Oberbürgermeisters.

Der EU-Stack 2026, Funktion für Funktion (ehrliches Urteil)

Bürosoftware (Word/Excel/PowerPoint): LibreOffice 25.8 (The Document Foundation, Berlin) bleibt die Referenz. Collabora Online (UK/Deutschland), aufbauend auf LibreOffice, ist die Enterprise-Option und die Bürosoftware-Schicht von openDesk. OnlyOffice (Ascensio System SIA, in Lettland eingetragen) bietet die beste Microsoft-Kompatibilität, bleibt aber politisch umstritten: Nextcloud und IONOS haben Ende 2025 den Fork "Euro-Office" angekündigt, um die Abhängigkeit von einem Editor zu beseitigen, dessen Entwickler überwiegend in Russland ansässig sind.

E-Mail und Kalender: Open-Xchange App Suite ist Standard im deutschen öffentlichen Sektor. Für KMU decken Proton (Schweiz, im Juli 2025 SOC 2 Type II zertifiziert, mehr als 100.000 Unternehmenskunden), Tuta Mail (Hannover, über 10 Millionen Nutzer, 148 Prozent Wachstum zahlender Kunden zwischen Juli 2024 und Februar 2025), Mailbox.org, Infomaniak Mail und Mailfence die B2B-Bedürfnisse ab, ausführlich behandelt in unserem Leitfaden zu europäischen E-Mail-Anbietern.

Messaging und Video: Element auf Matrix-Protokoll ist mittlerweile das Rückgrat des deutschen und französischen öffentlichen Sektors. BwMessenger (100.000+ Bundeswehr-Nutzer, BSI-zertifiziert für VS-NfD seit Juli 2021), BundesMessenger, Tchap (600.000 Bedienstete). Tixeo (Montpellier) bleibt der einzige französische Anbieter mit SecNumCloud- und CSPN-Zertifizierung für Video.

Speicher und Dokumentenmanagement: Nextcloud (Deutschland) bezeichnet sich als die einzige ernstzunehmende Microsoft-365-Alternative in Europa. Die Deutsche Telekom hat 2,2 Millionen MagentaCLOUD-Nutzer und 7,2 Petabyte Daten migriert. Leviia hat Nextcloud für 550.000 Nutzer in der Île-de-France ausgerollt. ownCloud Infinite Scale, Tresorit (von der Schweizerischen Post übernommen), kDrive (Infomaniak) und pCloud runden das Angebot ab.

Identität (Entra ID): Univention Corporate Server (Bremen) ist die zentrale IAM in openDesk und in den meisten souveränen öffentlichen Deployments in Deutschland. authentik und Keycloak decken SSO und OIDC ab. Dies ist die Funktion, bei der die Microsoft-Verriegelung am schwierigsten in großem Maßstab zu lösen ist.

Workflows und Automatisierung: n8n (Berlin) hat am 9. Oktober 2025 eine Series C über 180 Millionen Dollar unter Führung von Accel angekündigt, was die Bewertung auf 2,5 Milliarden Dollar bringt. 3.000 Unternehmenskunden, darunter Microsoft selbst, Vodafone und Delivery Hero. Make (Tschechische Republik) bleibt die zugänglichere Option.

Analytics und BI: Hier liegt der europäische Schwachpunkt. Metabase und Apache Superset, in einer EU-Cloud selbst gehostet, bleiben die ausgereiftesten Optionen, um Power BI zu ersetzen. Toucan Toco und Serenytics decken die Dashboard-Anwendungsfälle ab.

Formulare: Tally (Belgien), Typeform (Spanien), Cryptpad Forms (XWiki/INRIA) und Framaforms decken die Microsoft-Forms-Bedürfnisse ab.

EU-Entscheidungen 2024-2026: das juristische Terrain hat sich verschoben

Am 12. September 2025 hat die Europäische Kommission (Teresa Ribera) die Verpflichtungen von Microsoft zu Teams akzeptiert und sie für sieben Jahre rechtsverbindlich gemacht (zehn Jahre für Interoperabilität und Portabilität). Microsoft muss nun Versionen von Office 365 und Microsoft 365 ohne Teams zu einem deutlich niedrigeren Preis anbieten, EWR-Kunden den Wechsel zu diesen Versionen ermöglichen, die Interoperabilität mit konkurrierenden Tools garantieren und den Export der Teams-Daten ermöglichen. Ein Trustee überwacht die Umsetzung. Maximalsanktion bei Verstoß: 10 Prozent des weltweiten Umsatzes. Zum ersten Mal seit dem Kartellverfahren von 2004 ist Microsoft rechtlich gezwungen, sein Bundling aufzulösen.

Beim Datenschutz hält die deutsche Datenschutzkonferenz seit dem 24. November 2022 fest, dass Microsoft 365 in der Standardkonfiguration nicht den Nachweis der DSGVO-Konformität erlaubt. Am 11. März 2024 erklärte der Europäische Datenschutzbeauftragte, dass die Europäische Kommission selbst durch ihre Nutzung von Microsoft 365 gegen die DSGVO verstoße, und verlangte eine Korrektur bis zum 9. Dezember 2024.

Was konkret tun

Für ein europäisches KMU oder Scale-up ist der "Zwei-schnelle-Bausteine"-Angriff am effektivsten. Phase 1, in drei Monaten: Outlook/Exchange durch Proton Workspace oder Tuta Business ersetzen und Teams durch Element oder Tixeo ersetzen. Diese beiden Bausteine decken rund 60 Prozent des Werts von Microsoft 365 ab, ohne die Identität oder die Bürosoftware zu berühren. Phase 2, in neun Monaten: Nextcloud für Speicher und Dokumentenzusammenarbeit. Phase 3, in 18 Monaten: Collabora Online oder LibreOffice-Client für die Produktiv-Bürosoftware. Microsoft-Lizenzen für die 10 bis 15 Prozent der Geschäftsanwender behalten, die auf fortgeschrittenes Excel oder Power BI angewiesen sind.

Für den Mid-Market oder Großunternehmen ist die Doktrin die von Schleswig-Holstein: Entscheidung auf Vorstandsebene verankert, ODF als Pivot-Format, internes Migrationsteam von fünf bis acht Vollzeitäquivalenten, Level-3-Support-Vertrag mit einem europäischen Open-Source-Integrator. Ziel-Budget: 300 bis 500 Euro pro Arbeitsplatz über 24 bis 36 Monate. Für eine breitere Sicht auf den Aufbau eines vollständig europäischen SaaS-Stacks siehe unseren Leitfaden zum europäischen SaaS-Stack.

Für Großkunden oder Verwaltungen openDesk oder LaSuite numérique je nach Jurisdiktion. Die nächste Verhandlung des Enterprise Agreement, kombiniert mit der Microsoft-Preiserhöhung vom 1. Juli 2026 und den Kartellzusagen von September 2025, die den Zugang zu Office 365 ohne Teams öffnen, macht die ökonomische Argumentation für europäische Alternativen deutlich stärker als 2022.

Die Debatte lautet nicht mehr, ob der Ausstieg aus Microsoft 365 möglich ist. Schleswig-Holstein, die Gendarmerie und DINUM beweisen, dass es geht. Die Debatte lautet, ob Ihre Organisation die Governance, das Engineering-Team und die Geduld hat, um dorthin zu gelangen, ohne München erneut zu spielen.